Hur ska jag göra för att hålla en fantastisk digitalmöte så att alla kommer att vara supernöjda och komma tillbaka?
Självklart ska du ha superbra innehåll men utöver det måste du se till att alla smådetaljer kommer att funka. Det är detaljerna som kommer att avgöra om mötet kommer att bli superlyckad eller om det kommer att uppstå små irritationsmomment som kommer att påverka stämningen.
Logga in i tid.
Det finns inget värre än att folk kommer för sent. Se till att alltid logga in innan så att du hinner välkomna folk om du håller mötet själv medan de kommer in. En personlig hälsning gör att folk känner sig välkomna och bidrar till positiv stämning väldigt mycket. Dessutom har du en chans att småprata lite och skapa relationer. Om du ska delta i någon annans möte har sitt värde om du kommer i tid, nätverkar lite och små chatta tills det är dags att starta mötet. Ovärderligt om du tänker ”skapa relationer” och bygga förtroendet!
Stäng av din mikrofon när du inte pratar
Gör en vana att stänga av din mikrofon när du inte pratar. Alla ljud som uppstår i rummet eller utanför ditt rum, på gatan överförs till samtligas högtalare. Om alla har sina mikrofoner påslagna kommer att bli en ganska jobbigt ljudmässigt mötet. Om det är du som håller mötet du skulle kunna sätta på och av deltagares mikrofoner eller be dem att göra det själva så blir mötet störnigsfritt.
Humor … hur lätt är att tappa en kund under ett digitalt möte?
Ha kameran i ögonhöjd
Oavsett om du använder en webcam, mobil eller en riktig kamera du ger en bättre intryck och bättre bild av dig själv när du håller kameran i ögonhöjd. Det finns massor med tips överalt att stapla upp en massa böcker för att sätta mobilden eller lapptopp på böckerna för att komma upp till ögonhöjd men jag undrar hur smarta folk är egentligen. Både din webcam och din mobil trivs bra på en selfie pinne och den kan du höja så mycket du vill utan att konka med böcker.
Undvik digital bakgrund
Digital bakgrund i all ära men om din dator inte klarar av det eller om din ljussättning är helt fel det kommer att bli en katastrof. Vem vill se dig som mötesdeltagare med endast en arm eller med halva huvudet bortskuret på en söderhavs strand?
Och skyll inte på att tvätten skulle synas eller det är ostädat…
Har du fixat en dator som funkar ok med digitalbakgrund eller har du köpt lampor för bättre belysning då är det ok eftersom det kommer att funka jättebra! Samma sak gäller med plattformer som suddar ut bakgrunden . Det funkar inte i situationer som är inte anpassade för det. Läs programmets guide och rekommendationer om vad är det som krävs för att digitala bakgrunder ska funka bra. Specifikationerna är för att följas. Du kan också låta bli helt och hålet och göra det enklare för dig.
Många deltagare? Ha någon som kollar chatten kontinuerligt.
När många deltar i mötet är helt omöjligt att klara chatten själv. Chatten får eget liv och då är det bra om någon tar hand om det så att du kan hålla mötet utan att pausa för att läsa chatten. På det sättet blir mötet bättre genomförd utan pauser och avbrott och du kommer inte att bli stressad.
Stäng av telefonen
Under digitalmöten är telefonen en störningsmoment. (i alla fall om du använder datorn till mötet. Stäng av eller sätt telefonen i flyglägge så att det inte plingar och låter.
Sitt still istället för att irra runt med datorn i handen
Om du är ute och går när du ska delta i ett möte har du planerat tiden fel, eller mötet är inte jätteviktig för dig. Tänk om. Om alla sitter i lugn och ro och respekterar varandra blir du den som kommer att uppmärksammas som störningsmoment. Därför är det bättre att du stänger av videon så att man inte ser alla dina rörelser. Är du dessutom ute mitt i trafiken tycker jag att du ska absolut stänga av mikrofonen också när du inte pratar.
Ha en agenda så alla vet vad som händer framöver
Du som håller mötet skaffa och presentera en agenda så alla vet vad som händer framöver, Det behöver inte vara mycket detaljerad utan den ska vara informativ. Folk vill veta vad som händer näst och när mötet blir klart.
Säkerhet – länken till mötet
Var noga med länken. Bjuda in till möten via mejl det är det säkraste.Undvik att publicera länkar på sociala media eller andra plattformar där flera kan se länken. Berätta om mötet och låt de som är intresserade att anmäla intresse. Sedan kan du skicka länken som meddelande eller mail. Undvik också att klicka på länkar i mötesinbjudningar som du får via mejl. Man vet inte vart man hamnar 🙁
Hur mycket bättre är en vanlig kamera i jämförelse med en webcam? Här får du svar! Testat både med extra lampor och med vanlig kontorsbelysning för att kunna se på skillnaden.
Teknik kommer man inte ifrån.
Du vill imponera dina mötesdeltagare att du är proffsig, kompetent och expert på vad du gör.
Varenda liten detalj i både din presentation och innehållet ska spegla det.
Därför vill du inte bjuda på stunder som gör dina deltagare besvikna.
Ha en lista med saker och ting som DU själv uppmärksammar på andras möten.
1. Är ljudet dåligt?
2. Hamnar presentatören i skuggan?
3. Finns det ett störande motljus i bakgrunden?
4. Kommer oljud utifrån?
5. Internet uppkopplingen spökar?
och så vidare…
Alla dessa detaljer som gjort dig lite besviken eller gjorde för dig svårare att delta och förstå lär påverka alla andra också.
Därför du ska försöka att eliminera dem så att dina mötesdeltagare får en aha upplevelse från ditt digitalmöte!
Stort lycka till!